Politica De Privacidad Renetur S.A
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal Renetur S.A., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
1.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- DEBERES DE RENETUR S.A. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Renetur S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
3.1 Tratamiento de datos personales de Empleados
Renetur S.A. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la compañía con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la compañía serán:
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la compañía como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Consultar memorandos o llamados de atención.
- Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- Contactar a familiares en casos de emergencia.
Renetur S.A. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre Renetur S.A. y el empleado.
Renetur S.A. trata datos sensibles de sus trabadores como la huella dactilar con la única finalidad de controlar el horario de ingreso a las instalaciones de la compañía y proporcionar ambientes de trabajo seguros. Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por Renetur S.A., para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, Renetur S.A. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
3.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES
Renetur S.A., recolecta los datos personales de sus clientes y proveedores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la compañía con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de Renetur S.A., serán:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de cliente;
- Enviar invitaciones a eventos programados por la compañía y en general contactar al cliente;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La compañía;
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los clientes.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona esté vinculado a la compañía por cualquier modalidad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
3.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores
Renetur S.A., recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la compañía con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores de Renetur S.A., serán:
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
Renetur S.A., solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de Renetur S.A., tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, Renetur S.A., devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
3.4 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia
Renetur S.A. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de Renetur S.A., serán:
- Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la compañía.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a Renetur S.A., como administrador de datos personales, la compañía implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.
La compañía actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la compañía decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, Renetur S.A., se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando la compañía decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Renetur S.A., realiza el tratamiento de datos personales de menores de Edad, por este motivo mantenemos especial cuidado frente a las medidas que se hagan necesarias para resguardar y garantizará en todo tiempo, el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En todo caso, Renetur S.A., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto a sus derechos.
Por otro lado, la compañía recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación.
En todo caso, Renetur S.A., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Contáctenos: un punto de contacto para todos los problemas de privacidad
Para obtener más información sobre sus derechos, ejercer cualquiera de sus derechos o si tiene alguna pregunta sobre el procesamiento de sus datos personales, envíe un correo electrónico a servicioalcliente@renetur.com.co